該院指，翻看閉路電視紀錄後，懷疑簽收簿在儲物室內被移動後，沒有放回運送車內，已被當作廢紙處理。東華三院已向警方報失，並向個人資料私隱專員公署及醫院管理局通報事件。該院正聯絡受影響人士，並設立熱線二八五九七七二一讓市民查詢。
東華三院指出，遺失的資料涉及今年十月十日至十二月四日於窩打老道東華三院電腦掃描中心接受檢查的市民。本月四日下午，職員運送簽收簿期間發現遺失，隨即通知上級報告，但遍尋不果。該簿只用作紀錄市民簽收電腦掃描片之用，並無任何臨床病歷資料。
東華三院發言人指，有既定文件運送程序，事件純粹人為疏忽導致，乃個別事故，事發後已即時檢視工作流程。