昔日東方致富智庫：在家工作增效率有法
新冠肺炎疫情肆虐全球，企業為保障員工健康免受感染，而實施在家工作（Work From Home，簡稱「WFH」）政策，此舉完全改變了行業生態及經營模式。經過一輪操作後，回響好壞參半，部分商家認為實施WFH後，員工的工作效率遜於預期，亦有員工指工作壓力反而更大。不過，面對疫情反覆及依然存在許多未知數，WFH始終有其實行價值。那麼，大家倒不如換個積極的角度，以下歸納了6大有效提升WFH的工作效率的方法供大家參考。
1.培養居家工作模式
在家工作的確節省了返工及放工逼車的時間虛耗和金錢，女士們亦慳了打扮的時間，不過，部分人士自WFH後就不太注意自己的外表，甚或連睡衣亦懶得換，帶着一副沒精打彩的面容工作。
保持公司上班狀態
不過，工作還工作，工作有工作應有的態度，才得以保持專業的形象。所以即使你WFH，亦要將自己調整成在公司上班的狀態，建議你應如常地吃個豐富早餐，並換上一套舒適的衣服準備工作。如果知道當日要進行視像會議，男士便要整理一下儀容，女士也可以化上淡妝，並換上合適的衣着，讓自己看來更精神煥發，亦有助更快地進入工作模式。
2.訂立目標 確保效率
誠然，不少老闆或主管仍不太願意讓員工WFH，相信是擔心員工的工作效率少不免會受到影響；對於員工而言，WFH其中一個最大的考驗可能是自制能力。對於自制能力薄弱的人士，WFH很容易出現注意力低的情況，如坐唔定、常常進出廚房取零食，又或者與家人及朋友聊天及沉迷於玩手機等，令原本可以快速完成的工作不斷拖長。
預先規劃每日或每周工作
為了避免發生以上同類的事情，建議你可以預先安排好當日、當周要做好事項，再仔細一點，可以分早上及下午的流程去編排。如果事情比較多或者瑣碎，那麼可再以小時來區分，讓工作起上來更為精準。
如果對自己的自律能力有懷疑，又或者工作要跟其他同事或工作夥伴交接，不妨跟他們預早約好交收時間，並定時匯報進度和距離達成目標的狀況，作為互相鞭策的最有效方法，目的在限期內將工作順利完成。
3.善用科技 加強溝通
WFH除了個人的自律問題要好好處理外，與老闆、上司及同事之間保持良好的溝通亦是另一個大考驗。
有網民曾經分享同事WFH欠缺紀律的個案，例如開會找不到人、工作交接不順暢，甚至被主管發現偷懶等劣行，最慘是因此連累其他同事亦不被信任，令大家WFH心情都特別緊張，有時怕漏接電話，又怕遲了回覆主管訊息等，導致WFH較在公司工作更累，並引發出龐大的心理與生理壓力。
歸納以上原因，都是同事間無法進行正常的面對面溝通所致，部分員工亦解釋家中缺乏適當的工作設備及網絡太慢，令工作量增加，均會影響工作表現及效率。
匯報進度 檢討成果
但說到底，一切都在乎大家的溝通與交流吧！建議大家可以透過訊息、建立對話群組、不同的通訊軟件等，令工作團隊都可以在同一個平台上緊密聯繫，掌握彼此的工作進度與可能遇到的問題，及時提出並解決。為提升工作質素，可約定時間匯報一下各自工作進行狀況，以修正與檢討成果。
4.正常作息保障健康
疫情下，目前經濟環境仍未完全復甦，就業市場前景亦見低迷，在職人士工作壓力爆燈。美國南加州大學（USC）在去年進行了調查指，逾64%美國在職人士因WFH而導致健康問題，而年均收入低於10萬美元（約78萬港元）的女性更有可能出現兩個或以上的健康問題，情況較收入更高的男性員工嚴重；而不足75%人會正視其心理健康問題。
調查又發現，近75%受訪者指，他們因WFH而改變工作時間，有三分之一人指因為要配合其他人在家工作。報告指出，工時更改或不穩定可能損害健康，甚至出現精神疾病。
人力資源顧問公司任仕達（Randstad）公布本港職場調查，其中12%受訪者極度害怕在疫情期間失業，令他們大多傾向在辦公室工作，以顯示自己勤力工作及願意為公司效力。Randstad大中華區董事總經理Natellie Sun提醒，此工作習慣或導致員工出現嚴重的健康及安全問題，並影響整體工作環境的生產力。
維持運動習慣 適當放鬆
事實上，WFH大大減少出門往返工作地點的機會，對於平日缺乏運動人士，變相連丁點的郁動亦欠奉。如果你的工作性質會日夜顛倒，又或自制能力較弱，很容易賴在床上工作，而整天困在家，大大增加吃零食的機會，以上種種生活的不規律，實在有損身心健康。
專家建議，維持正常作息與運動的習慣，可考慮在每朝正式工作前、午飯時間或結束工作後，每日每節騰出大約15分鐘進行簡易家居伸展運動，甚或冥想，此舉除了可以維持身體基本健康外，在心靈上亦有助放鬆緊張不安的心情，令頭腦保持清晰，有利工作更暢順。
「下班」後，更不妨煮自己愛吃的食物、揀選一部能放鬆的電影看，又或來一個熱水浴，來慰勞自己整天的努力，作為第二日工作繼續加油的動力。
5.企業推行混合辦公
任仕達的調查又發現，有70%受訪者指其僱主希望他們重回辦公室工作，Natellie Sun建議，公司應定期向員工透露及更新其業務狀況和政策，並學會信任員工，在任何模式均會對工作負責；員工亦可學習如何主動與管理層交流，彼此建立信任。
避免疫下人才流失
不過，辦公管理軟件商Envoy於今年2月曾發表報告，向1,000名美國18歲以上僱員進行調查，近一半受訪員工指若公司在疫情後沒有提供混合辦公選項，他們將會辭職。此舉將可能衍生出人才流失的問題，因此混合式工作模式（Hybrid work model）可望成為另一個出路。
實際做法可以根據每個行業及員工的工作性質而釐定，其中一個做法是以時間劃分，即容許員工部分時間WFH，部分時間要回到公司上班。事實上，目前已有不少大型企業如花旗銀行、福特汽車及音樂串流服務商Spotify等已採用此混合辦公模式。
市場調查公司Gartner研究副主席Brian Kroppy認為這種工作模式將會成為新常態。
6.政府推動事半功倍
嶺大研究生院副院長暨人力資源管理和企業行為碩士課程主任林敬新稱，WFH是「家庭友善」政策之一，目前不少西方國家如英國、加拿大、芬蘭及荷蘭等已制訂有關在家工作與靈活工作安排的法案，背後目的大多數為提高員工對公司的滿意度與歸屬感，以及改善員工的「工作生活平衡」。
不過，他指出，因工作性質（如飲食、酒店、醫護行業及紀律部隊）及經濟環境的限制，很多國家或地區仍未推行相關法案。以香港為例，尤其中小型企業為主，他們在推行WFH的安排上會面對不少困難，可能需要招聘更多員工令經營成本上升。
林建議，在不損害香港作為自由經濟的核心價值的前提下，港府可發揮倡導作用，推動僱主與員工溝通，如可帶頭多做調查研究WFH的可行性、研究如何利用WFH的安排去提高員工歸屬感及生產力，從而加強推行「家庭友善」的工作措施。
人人做記者
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