於去年的《財政預算案》中，政府回應市民及團體的意見，決定向合資格人士派發四千元，計劃名為「關愛共享計劃」，意即與大眾共享經濟成果。經過差不多一年的籌備，當局終於落實當中的申請手續，並於近日公布相關的細節。不過，在得悉其行政安排後，不免有幾個地方需要思考一番。
「關愛共享計劃」由在職家庭津貼辦事處執行，瀏覽部門的網站會找到計劃的申請方法。簡單來說，就是先索取或下載申請表格，連同相關文件，包括身份證副本、地址證明及銀行資料，以親身或郵寄方式交回職津處。在此不禁要問，身在二○一九年的今天，為何向政府遞交文件，仍然只能透過如此單一的方式呢？
計劃甫出台之際，最為人詬病的地方，就是需要高昂的行政費用。翻查政府向立法會遞交的文件，推行此計劃所需的開支為一百一十三億元，當中一百一十億元是派發的款項，而約三億元則是行政費用，包括員工薪金、辦公室租金及宣傳印刷等。我亦留意到，文件提到職津處為推行此計劃，當時聲稱將會「開發電腦系統」。所謂「開發電腦系統」，給人第一個印象是設置網上申請，但現在顯然不是，也許只是指其內部的申請紀錄系統而已。
事實上，政務司司長張建宗曾強調，計劃的申請程序會「傾向簡易」，在表格上「剔剔剔」就能完成。若果真的如此簡單，為何不能開發一個網上申請系統呢？當局表示，預估將有約二百八十萬人受惠，意味着會有二百八十萬份申請表。試想想，以人手處理數以萬計的申請表將是如何？先拆開信封，再核對資料，然後將內容逐項輸入系統。有時遇上字迹模糊的表格，就需要更長時間，又或出現人手輸入錯誤的情況，事後還需進行校對。凡此種種，都會牽涉到人工成本，但假若有開發網上申請，當中的行政程序將會變得簡單。
政府可能會反駁，由於計劃是一次性，以此開發一套系統並不符合成本效益。不過，仔細一算二百多萬份申請表，以每份信封連文件計，整個計劃可能需要使用的紙張達一千多萬張，亦即是約五千棵樹的生命。由於表格牽涉到個人資料，事後又不能作為一般的環保紙，最終只能在封存一定年期後銷毀，不也是極其浪費嗎？
又或者，政府可能考慮到申請者大多是長者，或是難於上網的人士，才決定只容許實體表格的遞交方式。然而，只要細心想想，受惠範圍有一部分是學生，因他們年滿十八歲而大多無全職工作，理論上是符合申請資格，而電腦對於他們來說亦不陌生。若然他們大部分都遞交申請，人數可能高達數十萬，而讓其使用網上系統，則至少能夠省卻一至兩成的人手及紙張成本。假若現時要求相關部門開發一套網上系統，時間將會是非常倉促，相信也未必能夠做到。
在此，我嘗試提供一個亡羊補牢的方法，希望政府能夠加以考慮。當局不妨考慮加入電郵投遞系統，只需提供一個電郵地址，就可讓市民以電子版的申請表及上傳相關文件作申請。一來可以省卻部分紙張，二來亦可以節省郵費。要知道，部分短暫不在港的人士，例如出差、留學等原因，如要求他們從境外郵寄表格，費用可能高達百多港元。故此，當局真心「貼地」體察民情的話，不妨考慮以上建議。
說到底，正如我經常所說，當局習慣用舊思維處理現時的問題，以為過往方法行之有效，就不必加以優化。實際上，世界不斷在變化，當局行政程序經常在抗拒科技應用，實在有失國際大都會的形象，也使我們市民失去應有的效率。