傳統公司管理層如需考慮降低成本，往往會先削減IT的開支。然而，在現代商業世界，富有遠見的管理層會考慮成本優化（Cost Optimization）。
成本優化是透過持續的過程獲得最佳成本，而不影響或減少服務範疇，並確保維持客戶滿意程度；關鍵是如何在保持甚至提高企業競爭力時，又能降低成本。其中一個方法，就是使用科技如「流程機械人」（Robotic Process Automation）。
「流程機械人」是使用軟件程式應付日常工作，優點是能更有效率，減少錯誤，而且毋須支付薪酬和福利。如財務會計的作業流程，從日記帳分錄紀錄到調整總帳科目等。據調查，企業內部的日常工作，一個「流程機械人」的成本，僅屬一般員工三分一。
該軟件程式可減少人力需求，提供近於零失誤率品質，24x7全天候運行，以及提供15至90%機會降低成本；在簡單的使用案例中非常有效。如表單填寫、重複工作、流程自動化、製作對時間敏感度高的報告等，能以合理成本滿足業務需求。
「流程機械人」的應用範疇，可說是用於公司運作的每個方面，如在銷售流程，客戶可透過電子郵件下單，直送到企業系統進行生產、送貨。而財務會計更可在每月結帳時，自動產出帳單並電郵給客戶。在金融業方面，如銀行業務的前中後台業務流程，包含開戶審核、授信與徵審及客戶服務等都可處理。保險業方面，核保理賠流程，包括建議書產出、核保規則判定、自動理賠及理賠欺詐偵測等，都可用「流程機械人」完成。
就算在金融風險管理上，以反洗錢為例，「流程機械人」能自動掃描制裁及媒體名單，並將客戶風險自動分級，並發出管理報告等。
未來可通過增加人工智能（AI）增強流程機械人功能，解決更複雜的業務流程。為使流程機械人項目成功運作，需要考慮八個方面，包括確立企業自動化路線圖、迅速採取短期措施、盡早讓IT團隊參與，從而最大化提高業務成效、建立一個結集IT和業務的流程機械人聯合團隊、獲取外部專家協助從而建立內部流程機械人技術、為流程機械人構建商業理據、傳達流程機械人對企業的作用，以及具體化整個機械人部署的周期。
香港房屋協會資訊科技主管及香港電腦學會iLEAP計劃執行委員會成員
作者：辛建國