秘書增值學管理技巧

工作層面廣泛

一般商務公司、學校、醫院、銀行、設計公司和社福中心等公私營機構，縱然職能各異，但每日均要處理大量行政、人事及雜務，除了各部門員工、行政助理或總務人員攤分部分工作外，很大程度上都要靠秘書去處理。因此，現代社會秘書的工作範圍，早已超越安排老闆日程、處理日常文件、調配員工假期等，而技能方面，除了一般打字、簿記，亦要掌握更多解決問題、人際溝通及管理等軟技巧。

香港管理專業協會（HKMA）舉辦的「專業秘書及管理訓練證書課程」，設12節課，提供專業秘書所需的業務技能、知識，助有志入行人士提升競爭力。課程導師吳老師表示：「秘書的主要工作是為僱主解決問題，工作範疇十分廣泛，除了要管理僱主的日程及處理各種行政事務外，更要為僱主召開各種會議、監督工作進度，甚至要激勵員工士氣，當中涉及各種溝通技巧、人際關係的管理，還涉及法律、會計等專業知識；課程會涵蓋上述各種範疇，提供全面的知識。」

製作會議紀錄是秘書最基本的工作之一。	秘書工作已電腦化，例如以電腦自動化處理文件，有助提升工作效率。	以往秘書都會親自往文具店採購文具，但現時已有不少人轉用網購，以節省時間、金錢。

建立良好關係

為了加深學員對秘書的認識和了解，導師會先簡介秘書的職責和日常工作。吳老師直言，秘書工作早已電腦化，例如以電腦自動化處理文件、網購方式採購文具等，均有助節省時間及成本，這是必備技能。

秘書每天都要替僱主接聽客戶來電，因此學員要先了解客戶的需求和目的，再學習相應的應對技巧。

學習閱讀財務報表及編寫資產負債表等基礎會計知識，可為秘書工作增值。

她亦會重點教授顧客服務和來電應對技巧。「秘書每天都要替僱主接聽客戶的來電，回應的態度及技巧均會影響客戶對公司的印象，因此學員必須了解不同客戶的需求及目的，再學習相應的應對技巧。」她舉例，最常見的來電類型是客戶查詢項目進展、貨運情況和活動狀態，秘書必須了解公司的政策及不同項目的狀況，以正確態度回應相關查詢。

當接到投訴來電時，秘書必須仔細聆聽客戶的訴求，了解事件來龍去脈，安排跟進，更要與客戶保持良好關係，在處理事件後，予以答覆。他補充，除了與客戶溝通，秘書亦要和不同部門的員工接觸，而各部門主管的職位比秘書高級，所以，秘書亦要掌握各種行政及督導管理技巧，保持僱主和各高層的聯繫。

僱主與員工的橋樑

除了學習各種溝通元素，課程亦會教授如書信、電郵、會議議程、會議紀錄和新聞稿等各種商業文書的寫作技巧，包括正確格式和用語，有助應付秘書的日常工作。吳老師坦言：「現今的秘書要懂得閱讀財務報表、編寫資產負債表等基礎會計知識，協助僱主整理帳目。因此課程會針對性地教授相關知識，值得一提的是，課程邀請資深律師教授基本合同法、公司法、私隱條例及僱員補償條例等，防止觸犯法例。這是很重要的。」

至於人事管理方面，秘書要為員工準備薪金證明、安排假期，亦要在公司推出新措施時協助調配人手。要將瑣碎的工作處理得宜，最緊要用心觀察。吳老師表示，秘書可透過觀察了解不同員工的性格和能力，為公司安排最適當的人手；而課程還會教授提升員工士氣的技巧，讓秘書成為僱主與員工的橋樑，例如舉辦員工生日會、同樂日等活動，或協助制訂福利政策的要點。

學員修畢課程，達一定出席率及在考試中取得合格成績，可獲香港管理專業協會頒發「專業秘書及管理訓練證書」，有助大家提升辦公室工作技能，發展新事業。

課程資料

課程名稱： 專業秘書及管理訓練證書課程

舉辦機構：香港管理專業協會

收生要求：18歲以上人士

開課日期：10月6日

學費：$3,300

查詢：2774 8501

撰文：吳俊賢

部分攝影：莫文俊