轉危為機靈活應變
常言道，做事要有兩手準備，若Plan A行不通，Plan B就要隨時候命，迎難而上。社會環境複雜，無論任何變數都有可能演變成巨大的危機，如何在突發情況下轉危為機，很考各機構管理階層的前瞻視野及前線人員的應變解難能力。
因此，有機構開辦處理及應付危機的專業課程，教導相關人員學習分析危機，制訂可行策略及一系列危機溝通技巧，以提高機構有誠信、效率及專業形象。
概念新穎 需要發展
香港管理專業協會推出的「應變行動計劃專業行政證書課程」，旨在讓學員理解機構的角色與義務，其領導及管理的概念，分析外在環境及機構內部所面對的問題，從而制訂應變計劃，解決問題；並協助機構營造適當的工作環境。課程講師劉建波博士，曾在警隊軍裝行動部、刑事偵緝部重案組擔任單位指揮官，服務警隊逾38年，對處理危機、應變等自有一套見解。他表示：「香港的環境多變，不少機構要面對內部問題之餘，同時要處理外來的突發事件，課程可協助管理階層及前線人員了解如何『拆彈』。」
他坦言，建立有系統的應變行動計劃，在本地仍屬較新的概念，但其實外國不少公營機構、涉及公眾利益或以群眾為服務對象的機構，早已設立應變部門，處理各種意外。雖然本地機構處事都會有不同部署，但尚欠缺專責部門，很多時候問題會由公關人員或人力資源人員來處理。
了解內部 制訂方案
課程設5節課，第1課首先會讓學員了解何謂危機及危機管理。劉建波說：「處理危機，並非在發生意外那一刻才開始做，了解機構問題及漏洞，預測將會面對的問題才最重要。因此在第1節課『危機評估』，會以外國及本地的大型災難性事件作個案分析，例如本地交通延誤、大型火災、船難事故、大型示威或外國的校園槍擊事件等。課程將探討如何面對工作間的緊急情況，分享事件中應變行動的部署和程序，剖析其優點與缺點。」
了解應變的基本概念後，學員將進入第2節課「制訂有效的應變行動計劃方案和定期檢討機構內所有資源，以確定其可用性」，學習如何應用公司資源制訂應變方案。劉建波解釋︰「最好的危機處理手法是預防，所以領導層須先熟習機構文化、價值觀、行政架構及運作等，同時與各部門溝通，特別是向前線員工了解情況，才有助於制訂緊急應變程序和方案；然後，要將方案有系統地儲存於機構資料庫，並設定意外匯報機制及檢討方式等。」
加強溝通 建立誠信
其餘3節課的重點是溝通技巧。事關要實行應變計劃，必須有適當的人力資源分配及管理，更有賴前線人員的合作；管理層同時要與受影響公眾的溝通，助建立正面社會形象。因此在第3課「與社區融合」中，導師深入剖析機構與社區融合的好處，教導學員在發生意外時，如何與社區緊密溝通、安撫公眾，提升機構誠信。第4課「關心和支持前線人員」及第5課「現代化管理是否存在黃金定律」，則會讓學員掌握良好的領導方式及溝通技巧，培養員工責任感、歸屬感。
為了讓學員鞏固所學，課程會加入緊貼社會發展的案例。劉表示，課堂上會播放近期發生的災難、意外、社會問題的影片及新聞資料，要求學員回顧意外發生前後各方面對事故的處理策略、與公眾及受影響者溝通的成效，事後如何作補救等。學員也須作小組討論及研習計劃，可自設題目，講解他們如何為任職機構或災難事故設定應變策略。
學員出席總課時最少達70%及期末習作合格，可獲頒發相關證書。擁有應變專業知識，亦有助他們在人力資源管理、公共關係管理甚至應變部門發揮所長。
課程名稱：應變行動計劃專業行政證書課程
舉辦機構：香港管理專業協會
開課日期：2015年1月
學費：$2,250（會員）、$2,350（非會員）
查詢：2774 8501
撰文：戴寶瑩
部分攝影：蔡浩文