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作為一個稱職的秘書,不僅要為僱主管理日程,更要協助僱主解決問題。
工作層面廣泛
一般商務公司、學校、醫院、銀行、設計公司和社福中心等公私營機構,縱然職能各異,但每日均要處理大量行政、人事及雜務,除了各部門員工、行政助理或總務人員攤分部分工作外,很大程度上都要靠秘書去處理。因此,現代社會秘書的工作範圍,早已超越安排老闆日程、處理日常文件、調配員工假期等,而技能方面,除了一般打字、簿記,亦要掌握更多解決問題、人際溝通及管理等軟技巧。
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製作會議紀錄是秘書最基本的工作之一。
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秘書工作已電腦化,例如以電腦自動化處理文件,有助提升工作效率。
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以往秘書都會親自往文具店採購文具,但現時已有不少人轉用網購,以節省時間、金錢。
建立良好關係
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秘書每天都要替僱主接聽客戶來電,因此學員要先了解客戶的需求和目的,再學習相應的應對技巧。
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學習閱讀財務報表及編寫資產負債表等基礎會計知識,可為秘書工作增值。
她亦會重點教授顧客服務和來電應對技巧。「秘書每天都要替僱主接聽客戶的來電,回應的態度及技巧均會影響客戶對公司的印象,因此學員必須了解不同客戶的需求及目的,再學習相應的應對技巧。」她舉例,最常見的來電類型是客戶查詢項目進展、貨運情況和活動狀態,秘書必須了解公司的政策及不同項目的狀況,以正確態度回應相關查詢。
當接到投訴來電時,秘書必須仔細聆聽客戶的訴求,了解事件來龍去脈,安排跟進,更要與客戶保持良好關係,在處理事件後,予以答覆。他補充,除了與客戶溝通,秘書亦要和不同部門的員工接觸,而各部門主管的職位比秘書高級,所以,秘書亦要掌握各種行政及督導管理技巧,保持僱主和各高層的聯繫。
僱主與員工的橋樑
除了學習各種溝通元素,課程亦會教授如書信、電郵、會議議程、會議紀錄和新聞稿等各種商業文書的寫作技巧,包括正確格式和用語,有助應付秘書的日常工作。吳老師坦言:「現今的秘書要懂得閱讀財務報表、編寫資產負債表等基礎會計知識,協助僱主整理帳目。因此課程會針對性地教授相關知識,值得一提的是,課程邀請資深律師教授基本合同法、公司法、私隱條例及僱員補償條例等,防止觸犯法例。這是很重要的。」
至於人事管理方面,秘書要為員工準備薪金證明、安排假期,亦要在公司推出新措施時協助調配人手。要將瑣碎的工作處理得宜,最緊要用心觀察。吳老師表示,秘書可透過觀察了解不同員工的性格和能力,為公司安排最適當的人手;而課程還會教授提升員工士氣的技巧,讓秘書成為僱主與員工的橋樑,例如舉辦員工生日會、同樂日等活動,或協助制訂福利政策的要點。
學員修畢課程,達一定出席率及在考試中取得合格成績,可獲香港管理專業協會頒發「專業秘書及管理訓練證書」,有助大家提升辦公室工作技能,發展新事業。
課程資料
課程名稱: 專業秘書及管理訓練證書課程
舉辦機構:香港管理專業協會
收生要求:18歲以上人士
開課日期:10月6日
學費:$3,300
查詢:2774 8501
撰文:吳俊賢
部分攝影:莫文俊