上市公司發行的通告需要符合港交所（00388）所訂立的特定格式及披露內容，一般而言，上市公司將文件初稿交予財經印刷公司，文件需經過律師、財務顧問、會計師等相關部門專業審核，各部門需確認資料無誤，之後印刷公司進行翻譯、排版等工序。同時，上市公司需將文件交予港交所存檔。
據了解，由於文件多涉及敏感資料，印刷公司的專業守則是不會洩露資料內容，但雙方仍然可以選擇簽訂保密協議（non disclosure agreement），印刷公司亦可在文件設定密碼，每次文件的傳送均需要以密碼開啟。
上市公司通常經過多次修改及校對，到確認為最後版本後，上市公司可選擇自行將文件上載至港交所，或由印刷公司代辦。
業界人士表示，若透過印刷公司進行上載工作，則需要提供標題，以及港交所給予上市公司的密碼，每間上市公司的密碼並不相同，就如個人身份般，而且不同種類的內容，如業績公布、更換董事、關聯交易等等，亦各有不同的密碼，據一間上市公司秘書透露，該公司的密碼「好似有成張A4紙咁多」。印刷公司會在獲得上市公司吩咐後，才會在指定時間上載文件。